Comment gérer un collègue envahissant ?

Vous êtes focus sur un dossier crucial, plongé dans votre bulle, et là… Jean-Mi vous appelle. Encore. Pour une « urgence ». Et là, vous dites adieu à votre productivité pour la 20^ème fois de la journée. Et pour couronner le tout, vous vous rendez compte que sa requête pouvait clairement attendre demain. Ca vous parle ?  

Dans ce nouvel épisode de Métro, Boulot, Finito,  on va aborder ces fameux collègues envahissants qui ne cessent de nous interrompre et exigent de nous une réponse dans la seconde.

Une étape fondamentale : les limites

Pour mieux gérer ce collègue envahissant, votre principale mission sera de poser vos limites ! Les interruptions fréquentes nuisent à votre concentration et votre productivité tout en renforçant votre stress quand elles sont accompagnées de l’urgence de répondre. Vous devez poser vos limites et instaurer un cadre pour que ce collègue envahissant comprenne vos priorités et respecte votre temps.

Poser vos limites en 4 étapes

Pour que votre collègue comprenne bien qu’il n’est pas le centre du monde et que vous avez des tâches à accomplir en dehors de ses questions incessantes, il sera fondamental de poser vos limites. Alors, comment je fais ?

• Communiquez vos limites : on l’oublie souvent, mais il faut verbaliser nos limites pour qu’elles soient respectées. Faites savoir à vos collègues que vous ne pouvez pas répondre à toutes les demandes immédiatement. Expliquez leur vos priorités. Donnez-leur un cadre à respecter. Si vous ne dites pas aux autres ce dont vous avez besoin (en l’occurrence, du calme), ils ne pourront pas le deviner et risquent de vous envahir.
• Fixez des créneaux : définissez des moments précis où vous êtes joignables OU injoignables. Fixez un cadre pour pouvoir mieux gérer votre travail de fond et les interruptions. Par exemple : réservez des créneaux de 30 minutes à heure fixe pour répondre aux questions. Ou réservez une plage horaire de 2h dans laquelle il est interdit de vous déranger sauf si le bâtiment brule (et encore !).
• Apprenez à dire non : dire non, c’est un acte de respect envers vous-même et votre travail. Même si c’est difficile, c’est ce qui vous permet de préserver votre temps et votre énergie pour gérer votre planning et vos tâches prioritaires sans vous ajouter une dose de stress supplémentaire. Soyez poli mais ferme : « Je suis désolé, mais je ne peux pas m’occuper de ta requête », « Je suis actuellement occupé sur une tâche prioritaire, et je traite ta demande dans les meilleurs délais », « Je t’invite à demander à Kevin, qui me semble plus apte à répondre à ta demande », etc. Ne soyez jamais agressif ou condescendant mais osez dire non.
• Soyez ferme : une fois que vous avez posé vos limites et instauré un cadre d’interactions, SOYEZ FERME. Tenez-vous à ce cadre. Et n’y déroger pas. SOUS AUCUN PRÉTEXTE. Faire un écart, c’est la porte ouverte aux suivants. Appliquez les règles que vous avez fixées de manière constante et n’hésitez pas à les répéter pour que vos collègues les intègrent.

Ps : le petit tips en plus : certains mettent leurs horaires de disponibilité directement dans leur signature mail ! Une piqure de rappel efficace !

Vous rendez service à votre collègue envahissant

Gardez en tête une chose : en ne répondant pas immédiatement aux demandes incessantes de vos collègues, vous les encouragez à chercher des solutions par eux-mêmes, à trouver la ressource ailleurs et ainsi vous renforcez leur confiance et leur autonomie !

En leur laissant le temps de trouver des solutions par eux-mêmes avant d’intervenir ou en leur posant des questions qui les incitent à réfléchir par eux-mêmes avant de vous solliciter ; vous aidez vos collègues à être plus autonomes dans leur travail et à développer leur capacité à résoudre des problèmes.

N’oubliez pas ; pour faire face à ce collègue envahissant, la clé sera de poser vos limites. Et de les répéter jusqu’à ce qu’il ait intégré votre nouvelle manière de fonctionner. Alors, prêts à ne plus vous laisser envahir par les autres ?

Tous ces conseils sont à retrouver dans l’épisode #02 Je vais t**er mon collègue du podcast Métro, boulot, finito !

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